Welchen Nutzen hat eine Inventurliste?
Die Verwendung einer Inventurliste ist nicht zwingend gesetzlich vorgeschrieben. Sie ist jedoch ein hilfreiches Werkzeug, um die Lagerbestände ordentlich, fortlaufend und nachvollziehbar zu erfassen. Dies ist notwendig, weil die meisten Unternehmen verpflichtet sind, eine Jahresinventur durchzuführen. Eine gute Vorlage hat gleich mehrere Vorteile:
- Du dokumentierst mit der aus der Inventur resultierenden Inventarliste, dass deine Lagerbestände korrekt sind und du eine ordnungsgemäße Buchführung führst. So beugst du Schätzungen deines Gewinns durch das Finanzamt vor.
- Im Verlauf eines Jahres entstehen im Lager fast zwangsläufig Abweichungen von den gebuchten Lagerbeständen, etwa infolge Diebstahl, Bruch oder Verderb. Diese kannst du auf Basis der Inventurlisten mit Inventurbuchungen korrigieren.
- Die Inventur bietet dir die Chance, Ursachen für Fehlbestände aufzudecken und Gegenmaßnahmen zu ergreifen (zum Beispiel höhere Sicherheitsmaßnahmen bei vermehrten Diebstählen durch Beschäftigte).
Tipp: Auch deinen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen bietet die Inventarliste einen großen Nutzen: Ist sie bereits vorausgefüllt, erlaubt sie eine schnelle Zuordnung der Artikel und Erfassung der Ergebnisse der Zählung. Statt sie auszudrucken, kannst du sie auch direkt am Rechner ausfüllen lassen. Dann können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Listen filtern und sortieren.
Was ist eine Inventur?
Bei einer Inventur werden alle Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens erfasst und in Listen dargestellt. Du kannst sie entweder zu einem bestimmten Stichtag aufstellen oder die Bestände laufend fortschreiben. Die Jahresinventur erfasst alle Waren im Lager, Maschinen und Anlagen, Fahrzeuge sowie das immaterielle Vermögen wie Verbindlichkeiten, Forderungen und Bankguthaben.
Gesetzliche Vorschriften: Wer muss eine Inventur durchführen?
Die Verpflichtung, eine Inventur durchzuführen, ergibt sich aus § 240 HGB in Verbindung mit den §§ 140, 141 AO. Demnach muss jeder Kaufmann, der zur Aufstellung eines Jahresabschlusses (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung) verpflichtet ist, eine Inventur durchführen. Dies ist zu folgenden Zeitpunkten notwendig:
- zum Zeitpunkt der Aufnahme der Geschäftstätigkeit
- zum Ende eines jeden Geschäftsjahrs (zum Bilanzstichtag)
- bei Auflösung oder beim Verkauf des Betriebs
Allerdings verzichtet der Gesetzgeber auf die körperliche Bestandsaufnahme, wenn du bestimmte Voraussetzungen erfüllst.
Welche Arten der Inventur gibt es?
Zunächst ist zwischen der körperlichen Inventur und der buchmäßigen Inventur zu unterscheiden. Bei der körperlichen Inventur zählen deine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen alle Artikel und erfassen manuell die Lagerbestände. Die buchmäßige Inventur hingegen erfasst alle immateriellen Vermögenswerte wie Forderungen, Verbindlichkeiten, Guthaben und Schulden. Gemeinsam ergeben sie das Inventar. Zudem unterscheidet man vier Arten der Inventur:
Inventurart |
Durchführung |
Stichtagsinventur |
Zählung zu einem bestimmten Stichtag (innerhalb von zehn Tagen vor und nach dem Stichtag); Fortschreibung bzw. Rückrechnung von währenddessen verkauften Waren |
zeitversetzte Inventur |
Durchführung innerhalb eines Zeitraums von drei Monaten vor und zwei Monaten nach dem Stichtag; hoher Aufwand durch die erforderlichen Fortschreibungen und Rückrechnungen |
permanente Inventur |
fortlaufende Führung eines Lagerbuchs, in dem alle Zu- und Abgänge erfasst werden; erlaubt ständigen Überblick über die Lagerbestände; einmal jährlich ist dennoch die körperliche Jahresinventur notwendig, aber nicht zum Bilanzstichtag |
Stichprobeninventur |
Erfassung nur einer Teilmenge, die auf das gesamte Lager hochgerechnet wird; höhere Gefahr von Abweichungen, eher für große Unternehmen geeignet |
Meist ergibt die Jahresinventur Abweichungen von den in der Buchführung erfassten Lagerbeständen. Die Differenzen sind anschließend per Inventurbuchungen zu korrigieren. Dadurch ergibt sich eine Minderung oder Mehrung, die Auswirkungen auf den Gewinn hat. Eine Erhöhung der Bestände erhöht den Gewinn, eine Verringerung wirkt sich gewinnmindernd aus.
Fazit
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